Past Seat63 bij ons (of niet)?

Zijn de meeste stellingen met ja te beantwoorden? Dan is de kans groot dat Seat63 een geschikt pakket voor jullie is. Verderop de pagina wordt bij elk van de stellingen uitleg gegeven.

1. Mijn medewerkers werken veel op locatie
   Of nee, ze werken vanuit een centraal kantoor
   –
2. Wij werken op verschillende langlopende projecten of projecten van gemiddeld meer dan 40 uur
   Of nee, wij werken vooral aan kortlopende klussen onder de 4 uren
   –
3. Wij hebben een groter team en werken zowel met vaste medewerkers als ZZP’ers
   Of nee, wij hebben een paar mensen en die zijn allemaal vast in dienst
   –
4. Ik wil graag registreren of medewerkers op locatie zijn en binnen hun dienst/project blijven
   Of nee, het puur registreren van uren is voldoende
   –
5. De administratie binnen het bedrijf neemt veel tijd in
   Of nee, zelfs met papier kost het ons nauwelijks tijd
   –
6. Bij ons is behoefte aan enige vorm van regie om discussie te voorkomen
   Of nee, we varen volledig op vertrouwen en hebben nooit vragen over uren
   –
7. Het zou ideaal zijn wanneer uren gekoppeld worden aan projecten en budgetten
   Of nee, een platte prikklok is voldoende
   –
8. Bij vragen wil ik iemand kunnen bellen die mij direct, kundig en persoonlijk ondersteunt. Ook als ik al klant ben.
   Of nee, voor mij is dat geen meerwaarde. Een ticket naar een eerstelijns supportdesk is ook prima.

Kortom, Seat63 is uitermate geschikt voor bedrijven:

• In de schoonmaak- en bouwbranche
• Met 5 tot 5000 man personeel
• Met personeel die op verschillende locaties het werk uitvoert
• Die de meeste projecten heeft tussen 40 tot 10.000 uren
• Die zowel vast personeel in dienst heeft als ZZP’ers inhuurt, of alleen met ZZP’ers werkt
• Met een administratieve last
• Waar de behoefte is om fysieke aanwezigheid van medewerkers op locatie te registreren

1. Mijn medewerkers werken veel op locatie

Of nee, ze werken vanuit een centraal kantoor

Onze software is gebouwd rondom het gegeven dat medewerkers van een bedrijf op verschillende locaties werken en dat er uren bijgehouden moeten worden wanneer de medewerker op die locatie, mogelijk op een bepaald project, aan de slag gaat. Dat gebeurt bijvoorbeeld bij schoonmaakbedrijven, waar medewerkers op een dag op 1 of meerdere locaties moeten schoonmaken. Of op de bouw, waar timmerlieden in de (af)bouw of sloop op diverse locaties aan de slag gaan. Deze bedrijven hebben door het jaar heen meerdere fysieke locaties waar het werk moet worden uitgevoerd. 

Wanneer een bedrijf meer de structuur heeft van 1 of 2 vaste kantoren, zoals een accountant of creative agency en de medewerkers vanaf 1 vast kantoor werken verwijzen wij u graag door naar partijen als Simplicate. In hun applicatie speelt de urenregistratie vanaf een fysieke locatie een minder grote rol. 

2. Wij werken op verschillende projecten van gemiddeld meer dan 40 uur 

Of nee, wij werken vooral aan kleine klussen onder de 4 uren 

Omdat in Seat63 de meeste locaties eerst worden ingevoerd voordat de medewerkers hun uren gaan registreren werkt dit het best met opdrachten tussen de 40 uur en 10.000 uren. In de praktijk zijn het schoonmaak of bouwbedrijven die vaak ook business to business werken. Voor een installatiebedrijf die alleen bij particulieren langsgaat is het dus minder geschikt.

3. Wij hebben een groter team en werken zowel met vaste medewerkers als ZZP’ers 

Of nee, wij hebben een paar mensen en die zijn allemaal vast in dienst 

Bij het werken met vaste medewerkers en ZZP’ers is de noodzaak vaak groter om een degelijke uren/ aanwezigheidsregistratie te voeren. Met Seat63 hoef je je nooit meer druk te maken of de gestuurde factuur van een ZZP’er wel overeenkomt met de uren die hij daadwerkelijk op locatie was. Er wordt zelfs automatisch een voorstelfactuur naar de ZZP’er gestuurd op basis van zijn inchecken en uurtarief. Ook bij een project waar gecombineerd door vast personeel en ZZP’ers is gewerkt behoud jij real-time het overzicht van de gewerkte uren binnen het project en de winstmarges binnen een project.

4. Wij werken op verschillende langlopende projecten of projecten van gemiddeld meer dan 40 uur

Of nee, het puur registreren van uren is voldoende

Voor sommige bedrijven is urenregistratie voldoende. Het personeel kan hun uren schrijven vanaf elke locatie op welk project ze maar willen. Dat noemen we urenregistratie. Bij de software van Seat63 ligt de nadruk op het fysiek aanwezig moeten zijn van de medewerker op de locatie. Dit noemen we aanwezigheidsregistratie.

We doen dit door middel van GPS. Zodra de medewerker op een project wil gaan schrijven moet hij, binnen een door de manager ingestelde zone, fysiek aanwezig zijn. Pas dan kan hij inchecken en uren schrijven op een project. Dit zorgt voor aanwezigheidsregistratie in plaats van urenregistratie. Wanneer dit belangrijk is voor jouw bedrijf dan is Seat63 mogelijk geschikt.

Wanneer dat niet belangrijk is dan ligt andere software eerder voor de hand. In de backoffice kan de manager real-time en vanuit historische rapportages kijken of een medewerker b.v. een uur langer op een project heeft geschreven, eerder weg is gegaan, et cetera..

5. De administratie binnen het bedrijf neemt tijd in

Of nee, zelfs met papier kost het ons nauwelijks tijd

Het kan natuurlijk zo zijn dat er alleen gewerkt wordt met af en toe een offerte en daaropvolgend af en toe een factuur. Als er geen noodzaak is voor automatisering, dan is dat natuurlijk helemaal prima. In de praktijk wordt de administratieve lijst bij meer dan 6 á 7 medewerkers al een stuk groter. Bij bedrijven van 10 tot 1000 medewerkers is automatisering binnen het registreren van uren onmisbaar. Seat63 is een softwarepakket die deze administratieve last aanzienlijk kan verminderen. Of er in beginsel behoefte is aan software die daarbij kan ondersteunen hangt uiteraard af van de situatie van het bedrijf. 

6. Bij ons is behoefte aan enige vorm van regie om discussie te voorkomen

Of nee, we varen volledig op vertrouwen en hebben nooit vragen over uren

In kleine teams, ook bij bouw- en schoonmaakbedrijven, kan het zijn dat alles gaat op vertrouwen en het niet nodig is om niet de aanwezigheid van personeel op locatie te registreren, of om zelfs maar achteraf uren te hoeven schrijven. De voorman maakt een offerte en het personeel gaat aan de slag tot het werk af is. Wanneer dit prima werkt, is er ook geen probleem.

Bij veel bedrijven, zeker als deze groter worden, is de roep om een (geautomatiseerde) urenregistratie vaak groter. Je zou dit kunnen zien als controle, maar eigenlijk is het vaak niets meer dan een efficiënte manier van omgaan met projecten. Doordat de gegevens die medewerkers genereren door in te checken direct zichtbaar worden in de backoffice heeft de voorman of manager  beter en completer inzicht in geschreven uren en hoe deze tegenover de budgetten staan. Uiteindelijk zorgt dit vaak voor een efficiëntere bedrijfsvoering waarbij eerder bijgestuurd kan worden. Dit komt ook ten goede aan het personeel door een lagere werkdruk.

In de praktijk groeit de behoefte of noodzaak bij groei van een bedrijf, de mate waarin personeel wisselt, wanneer binnen een bedrijf meerdere talen worden gesproken of wanneer medewerkers door wisselende personen wordt aangestuurd.

7. Het zou ideaal zijn wanneer uren gekoppeld worden aan projecten en budgetten

Of nee, een platte prikklok is voldoende

Voor sommige bedrijven is een prikklok voldoende. Seat63 is veel meer dan dat. Geschreven uren komen direct bij de backoffice en worden gekoppeld aan budgetten en het naleven van de planning.

Er kunnen berichten uitgewisseld worden tussen werkgever en werknemer. Er zijn mogelijkheden voor kwaliteitscontroles, er kan materiaal besteld worden, en nog veel meer functionaliteiten.

Wanneer er dus behoefte is aan een prikklok dan bestaan er genoeg alternatieven. Wanneer er een gecombineerde oplossing voor CRM / HRM, budgetbewaking of kwaliteitsbewaking wordt gezocht dan is Seat63 uitermate geschikt. We kijken graag gezamenlijk in een gesprek welke oplossing bij jullie organisatie past.

8. Bij vragen wil ik iemand kunnen bellen die mij direct, kundig en persoonlijk ondersteunt. Ook als ik al klant ben.

Of nee, voor mij is dat geen meerwaarde. Een ticket naar een eerstelijns supportdesk is ook prima.

Seat63 moet het naast zijn uitgebreide functionaliteiten hebben van persoonlijke service. Zelf vinden we het ook prettig als we gewoon iemand kunnen bellen die ons kundig te woord staat. Daarom werken wij ook zo. Soms heb je gewoon snel een antwoord nodig om weer door te kunnen of is even sparren nodig om het antwoord te vinden voor jullie specifieke situatie.

We zijn gespecialiseerd in de schoonmaak- en bouwbranche. Meer weten?